COMO O PLANEJAMENTO E A ORGANIZAÇÃO PODEM SER ÚTEIS NO SEU DIA A DIA

Hoje vamos falar sobre outra competência também muito importante no nosso dia-a-dia, porém um pouco esquecida nesses tempos de correria, mudanças, novos conceitos, maiores responsabilidades e maior carga de trabalho onde o tempo está cada vez mais curto e escasso. Ou seja, como é planejar num ambiente tenso, que muda muito rapidamente e há pouco tempo para isso? Se não temos um ambiente estável e previsível o ato de planejar coloca os profissionais numa situação de maior dificuldade, estimulando muitas vezes, a exposição aos riscos e as improvisações. No entanto, em ambos os cenários o planejamento é uma condição útil, necessária, pois ela nos ajuda a sermos mais eficientes, produtivos, práticos e nos auxiliam a construir um caminho para o futuro com maior probabilidade de êxito para realizar nossas tarefas e alcançar os nossos objetivos.

No nosso caso, vamos contextualizar o planejamento e a organização para nossas rotinas de trabalho do dia a dia, em ambientes híbridos. Embora o cenário seja de mudanças e inovações rápidas, temos, no exercício do nosso trabalho processos relativamente estabilizados e os compromissos profissionais passiveis de agendamento dentro de um cronograma plausível. No entanto, concomitantemente, temos os eventos imprevistos, as intercorrências, os erros e os novos assuntos que “pipocam” em nossa mesa de trabalho inesperadamente. Quanto maior for o volume de informações, fatos e compromissos maior a necessidade de planejar e organizar as tarefas e atividades. Cenários instáveis por mais difíceis que sejam, tornar-se prudente um planejamento mais rigoroso, detalhado e com alternativas de execuções e soluções.

Embora essa competência comportamental, seja pouco enfatizada nos dias atuais, ela quando não observada adequadamente, pode desencadear uma performance problemática levando a um baixo desempenho e a improdutividade, e em casos extremos culminando até com a demissão. Por outro lado, o profissional também, não se preocupa muito em analisar e avaliar esse aspecto, pois via de regra nem sempre é desenhado um cenário real e minucioso das atribuições e responsabilidades previamente. Cabe ressaltar a importância dessa competência como prioridade e colocá-la em igualdade de importância com as demais competências. Dessa forma, reforço que embora nos parece simplista essa competência, ela pode garantir o sucesso ou abrir espaço para dificuldades futuras, quando o profissional não se dá conta da necessidade e da importância dela nas atividades no exercício do cargo.

Mas o que é Planejamento e Organização?

Se observamos a nossa vida cotidiana, vamos nos surpreender, pois estamos planejando a todo momento. Planejamos nosso dia, semana, meses e ano, pois planejar é uma atividade humana e socialmente é uma função de gestão que é necessária para vida. Olhamos para o futuro e criamos um cenário de fatos, ações e pensamos numa ordem lógica e prática que facilite a realização dessas ações através do planejamento. E ao mesmo tempo criamos a possibilidade de corrigir os desvios de rotas. Planejar requer uma capacidade intelectual, de olhar o mundo a sua volta, observar todas coisas, ser detalhista, ser preciso com as informações, e, ao mesmo tempo, olhar para o futuro e imaginar como tais tarefas podem ser realizadas da melhor forma possível. É quase impossível não planejar no modelo de vida que vivemos atualmente. Vai desde prever o tempo, se vai chover ou não, quantas horas preciso dormir para descansar, prever o trânsito, se a reunião vai atrasar ou não e que implicações isso terá sobre os demais compromissos do dia, etc.

Resumindo, planejar seria a capacidade de observar todas as coisas a serem realizadas sob sua responsabilidade (demandas), criar e organizar um plano de ação para a execução, numa ordem prática e lógica (estratégias), para melhor realizá-las e buscar os resultados esperados.

Quais características as pessoas precisam ter ou desenvolver para fazer um bom planejamento?

No geral, os comportamentos mais significativos que colaboram para essa competência acontecer no dia a dia são: senso de observação, precisão e exatidão com as informações, visão ampliada de cenários, ser analítico, capacidade de conectar-se com situações diferentes, detalhista, focado, ser paciente para lidar com obstáculos, flexível, prudente, controlador, fazer o acompanhamento dos assuntos e fundamentalmente querer e gostar de ser produtivo e automotivado pelos próprios resultados.

Por outro lado, temos outras características ou comportamentos que podem dificultar e criar grandes obstáculos à atitude de planejar e organizar a rotina de trabalho. Dentre as várias características pessoais, vamos citar algumas que consideramos mais significativas: agir com excesso de confiança e improvisar muito, não controlar os chamados sabotares internos, crenças antigas e ideias irracionais, os pensamentos negativos de desvalorização, ser muito generalista, etc. Exemplificando: na hora eu me viro “nos 30”; não tempo para isso; planejar não garante o resultando; eu consigo ter controle de tudo com minha memória; sou bom na argumentação e vou convencer os outros; somente eu sei fazer as coisas certas, se não der tempo os outros podem esperar, etc.

Se você se vê nesse cenário descrito e está vivenciando alguma dessas situações, é interessante e útil aprender a se observar mais, entender como você funciona, qual o seu modelo mental, quais ambientes mais motivadores e desmotivadores, ampliar sua visão dos fatos, identificar os pontos internos que criam os obstáculos e dificuldades para você, e, se for o caso, solicitar ajuda para alguém com experiência nesse tipo de trabalho que vai estimular e promover maior desenvolvimento dessas habilidades. Assim, investindo no seu auto desenvolvimento poderá melhorar sua performance e aumentar sua satisfação pessoal.

ROBERTO MONTI
Psicólogo Organizacional, Consultor, Headhunter e Coach
MC CONSULTORIA & COACHING
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